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Intranet, uma rede corporativa e privada

- 28 de julho de 2014

Sistema ajuda a facilitar a comunicação empresarial e ainda reduz custos

Emile Conceição e Cláudio Jansen

A boa comunicação é essencial para que uma organização funcione bem. Em vista disso, as empresas têm utilizado novas ferramentas que possibilitam o compartilhamento de informações internas e externas entre os seus setores a fim de melhor fluir o trabalho. A intranet é um desses sistemas de comunicação corporativa.

Sistema privado que utiliza ou não a internet, a intranet fica disponível apenas para os funcionários e administradores de determinada empresa. Esta rede corporativa tem como função melhorar a comunicação entre os setores do órgão, fazendo com que as informações cheguem de forma mais rápida, dinâmica e econômica. A rede corporativa propõe que qualquer usuário divulgue qualquer informação pertinente, tornando-o um sistema mais aberto para quem usa, sem a dependência de um setor responsável pela publicação.

Segundo o gestor do Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI) da Superintendência de Conservação e Obras Públicas do Salvador (SUCOP), Valter da Cruz Jr., a intranet permite que microcomputadores localizados em uma filial, se conectados à internet por meio de senha, acessem conteúdos que estejam em sua matriz. “Ela cria um canal de comunicação direto entre a empresa e seus colaboradores, tendo um ganho significativo em termos de segurança”, diz.

Página do sistema intranet da SUCOP. Fonte: Reprodução

Qualquer empresa pode ter intranet, embora não seja totalmente aplicável a todas elas. De acordo com Gabriel Freire, estudante de Análise de Sistemas, a sua importância para uma empresa é dada a partir de dois propósitos. “O primeiro é o tamanho da empresa, pois não adianta querer implantar um sistema e não ter usuários para dar vida. O segundo fator é o quanto a empresa necessita de interação entre os usuários, sejam eles funcionários ou clientes”, esclarece.

A tecnologia da intranet permite, em curto prazo, aprimorar a comunicação interna corporativa. Ela otimiza o tempo dos colaboradores oferecendo diversas ferramentas de interação e conteúdo, como compartilhamento de arquivos e fotos. Funciona da mesma forma como nos sites convencionais, podendo ser privado ou público, comentado ou não.

O usuário desta rede tem a possibilidade de arquitetar a estrutura dos setores da organização. “Nesta arquitetura, cada setor passa a ter seu próprio portal de informações, como também passa a ser um produtor de conteúdo informativo, precioso e dinâmico com seus blogs, fóruns de discussão, galerias de imagens, passando a formar um acervo de busca de informações e conhecimento”, acrescenta Valter.

Vantagens x Desvantagens – Sabemos que em redes sociais há uma liberdade condizente ao tipo de público que o forma. No entanto, na intranet há um controle maior com relação ao conteúdo, pois não é possível publicar produções audiovisuais ou textuais que descaracterizem o ambiente de trabalho. É necessário, portanto, monitorar a utilidade que o usuário dá a esse sistema. Por ser uma rede social interna, alguns funcionários podem confundir comunicação com diversão. “Isso é uma grande desvantagem. Não se pode esquecer o fato de que é uma rede social corporativa, não podendo publicar assuntos de cunho pessoal, que geralmente são postadas nas redes sociais”, alerta Gabriel.

Gabriel Campos estudante de análise sistemas (foto arquivo pessoal)

Para o repórter do Correio*, Alexandro Mota, o sistema intranet é vantajoso, apesar de não estar presente em sua rotina de trabalho. “A intranet é importante para conhecer a atuação, novidade e pessoas de outras empresas do mesmo grupo em que trabalho. Eu, particularmente, só acesso quando preciso de algum dos serviços que estão lá, como consulta de documentos do RH, número dos ramais, abertura de chamados para reparo no computador, etc”, declara.

Já Bianca Prates, estagiária da Prefeitura de Salvador, não acredita que a intranet funcione como uma boa ferramenta de comunicação na empresa. “Além da interface da intranet não ser atrativa, eu acho que um site ou o próprio e-mail conseguem cumprir a mesma função a que se propõe a intranet de maneira muito mais eficiente e dinâmica”, complementa Bianca.

Outra desvantagem é o receio das empresas de obter um sistema como esse e correr o risco de queda de rendimento por parte dos funcionários. É preciso manter o ambiente amistoso e agradável, com conteúdo que agregue conhecimento, informação e crescimento profissional, buscando aumentar gradativamente o nível de produtividade.

Futuro – Apesar dos avanços consideráveis desta tecnologia na comunicação interna das empresas, a intranet tem muito a crescer e está só no início. Desenvolver ferramentas que possam melhorar o desempenho das empresas faz parte do futuro de muitas organizações, com intuito de aumentar os lucros ou até mesmo para que haja interação entre todos os setores da instituição. “O objetivo que esse tipo de sistema tem é de interesse de muitas grandes empresas e um dia acho que será necessário ter um sistema onde todos os envolvidos da empresa possam interagir e divulgar a informação, de maneira que não fique apenas como responsabilidade de um setor”, relata Gabriel.

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